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12 avril 2021

11 outils et 3 conseils pour décupler votre productivité dès ce soir

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Avez-vous tendance à remettre vos tâches au lendemain et à procrastiner ? Vous vous sentez facilement débordé face à un trop plein de travail ? Ce qui vous manque c'est de l’organisation. Même si vous êtes doué dans ce que vous faites et êtes passionné par votre travail, si vous ne savez pas planifier vos tâches, cela ne servira à rien et votre productivité sera impacté.

planifier ses tâches est la clé de la productivité

Rien ne vaut une bonne dose d’organisation pour booster sa productivité ! Heureusement, de nombreux outils sont désormais disponibles pour vous aider à mieux planifier vos journées de travail. Cet article vous donnera de quoi améliorer, voire décupler votre productivité.

Voici 11 de ces outils et en bonus, 3 conseils pour vous aider à décupler votre productivité dans votre travail.

S’organiser comme une machine


Le développement de la technologie fait que désormais une seule personne peut cumuler plusieurs tâches. Afin de ne pas se laisser dépasser par les événements, il est nécessaire de mettre en place une organisation particulière. Fort heureusement, il existe quelques astuces et méthodes qui vous permettent de vous en sortir..

s’organiser pour être efficace au quotidien

La méthode des grosses pierres


Il s’agit d’une méthode mise en évidence par un professeur de management, même si l’origine est assez floue. L’histoire de cette méthode est celle d’un professeur qui cherchait à apprendre à ses élèves une méthodologie pour gérer leur emploi du temps.

Voici comment elle a été expliquée pour la première fois : 

Le professeur sort un bocal et le remplit de grosses pierres. Alors que le bocal semble déjà rempli, il y rajoute des petits cailloux. Une fois l’opération achevée, il se met à rajouter du sable. Il explique ensuite à ses élèves la morale de son histoire. 

Les grosses pierres doivent être placées en premier. Dans le cas contraire, il serait impossible de les placer.

Cette méthode est tout à fait assimilable à la métaphore du jarre de Stephen Covey évoquée dans son ouvrage Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent.

Dans cette démonstration :

  • Le bocal est la représentation du temps dont vous disposez pendant un laps de temps défini, par exemple une journée. 
  • Les grosses pierres qui donnent leur nom à la méthode représentent les tâches les plus importantes ; les petits cailloux, les tâches courantes et le sable les futilités.

La méthode des grosses pierres suggère ainsi de commencer par les tâches les plus importantes puis d'enchaîner ensuite avec les tâches moins importantes.

Comment fonctionne concrètement la méthode des grosses pierres ?


Voici comment procéder pour appliquer la méthode des grosses pierres :

  • Choisir la période sur laquelle vous souhaitez appliquer la méthode. Il est recommandé de le faire sur une journée. Il s'agit en effet d'une durée suffisamment courte pour s'organiser et voir les résultats qui en découlent.
  • Lister les tâches à faire pendant la journée et cibler celles qui sont les plus importantes. Nous vous recommandons d’en garder 3. Vous pouvez aussi diviser les plus grosses en sous-tâches.
  • Répartir votre liste de tâches sur un emploi du temps, un agenda ou un outil électronique de gestion de tâches. Vous devez par ailleurs leur assigner une plage horaire précise. Il s'agit du timeboxing : à chaque tâche est assignée une période de temps précise.

Il est d'ailleurs conseillé de s'attaquer aux grosses pierres le plus tôt possible dans la journée afin de pouvoir ensuite s’occuper des tâches plus simples de manière plus sereine.

  • Pendant votre journée, réaliser les tâches telles que prévues dans le programme. Avant de les débuter, demandez-vous quelles sont les 3 tâches les plus importantes que vous devez réaliser pour pouvoir être satisfait de votre journée à la fin de la journée.

Si une tâche n'est pas achevée, il suffit de la continuer un autre jour. Cela pourra faire l'objet de réflexion à la fin du cycle.

  • Faire un bilan de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné en fin de semaine. Un tel bilan vous aidera à mieux réaliser votre programme pour la semaine suivante.

Vous pouvez même extrapoler avec un programme étendu sur un mois, voire une année.

Faire une to do list pour augmenter sa productivité !


Devant le nombre de tâches que nous avons à réaliser dans la journée ou dans la semaine, il y a de quoi perdre le nord ! Y penser peut en effet vite nous polluer l'esprit. Aussi, il est recommandé de les coucher par écrit sur une mémoire externe. Il s'agit d'une liste de choses à faire ou comme il commun de l’appeler aujourd’hui : une to do list.

une to do list est un outil efficace pour s’organiser

Par ailleurs, une telle démarche comporte de nombreux avantages :

  • Se libérer l’esprit et déstresser devant les nombreuses tâches à accomplir. La to do list constitue en effet un véritable plan d'action de votre journée. Vous jouirez ainsi d'une impression d'organisation qui vous permettra de réaliser vos tâches l’esprit tranquille.
  • Ne pas rater les deadlines. En couchant toutes vos tâches et les deadlines correspondant par écrit, vous éviterez de vous y prendre à la dernière minute. Vous disposerez d'une vision globale de tout ce que vous avez à faire et ainsi de mieux vous organiser en conséquence.
  • Gagner en productivité. Avec une to do list bien réalisée, vous optimisez chaque parcelle de votre temps et gagnez en efficacité.

Comment confectionner une to do list ?

Référez-vous à la méthode des grosses pierres pour réaliser la to do list idéale.


Travailler en deep work


Le deep work, kezako ?

Le deep work ou travail profond en français, est un concept élaboré par Cal Newport. 

L'auteur de Deep work: Retrouver la concentration dans un monde de distractions définit ce concept comme suit :

"Le deep work est la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche difficile. C'est une compétence qui vous permet de maîtriser des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats en moins de temps."

le livre deep work de Cal Newport

Il s'agit ainsi d'une méthode de productivité qui consiste à se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. 

Concrètement, il s'agit de la capacité à se concentrer intensément en évitant de se laisser distraire pendant un laps de temps défini. On organise alors son temps de manière à aménager une longue session de travail. L’objectif est de se focaliser sur une tâche particulière au lieu de subdiviser en plusieurs sessions.

Comment adopter le deep work ?


Adopter le deep work nécessite de l'entraînement. Vous n'arriverez à le mettre en œuvre efficacement qu’à force d'entraînement.

Voici comment procéder :

  • Choisir un petit nombre de tâches. Plus vous devez vous charger de tâches, moins vous serez capable de vous concentrer sur l’une d’entre elles. Vous devez ainsi apprendre à refuser les sollicitations et être plus sélectif sur les tâches sur lesquelles vous devez vous focaliser.
  • Organisez vos journées. Rappelez-vous les méthodes pour élaborer une to do list.
  • Mettez-vous au travail. Afin d’éviter de vous laisser distraire par les Facebook, Youtube et autres applications toxiques, appliquez-vous à créer un environnement de travail adapté à la concentration. Pour cela, commencez par éliminer les potentiels appels à la distraction. 

Pour cela, vous pouvez utiliser Freedom (un logiciel qui bloque certains sites), utiliser un casque, écouter de la musique ou éloigner votre téléphone.</li>

  • Prenez des pauses régulières de 5 minutes environ toutes les 45 minutes. Cela vous permet de reposer votre cerveau pour éviter de trop le fatiguer par ce travail intense.

Les meilleurs outils de productivité


De nombreux outils existent désormais pour booster votre productivité. Il existe des outils à échelle personnelle mais aussi à l’échelle de l’entreprise.

On vous livre les meilleurs outils dans les deux catégories.

Outils d’efficacité personnelle


Todoist, Notion, Trello, Toggle track, etc. Leurs noms sont aussi sympathiques que leur utilisation est ludique et pratique.

          1. Todoist

Il s’agit d’un outil de gestion de tâches pratique et facile d’utilisation. Il existe une version gratuite qui est déjà largement suffisante même pour un usage professionnel. Cependant, la version premium payante offre des fonctionnalités avancées comme la possibilité de recevoir des rappels par e-mails ou par SMS, d’utiliser des modèles de projet, de télécharger des fichiers ou encore d’ajouter des tâches via email.

          2. Notion

Application tout-en-un, Notion est une véritable plateforme qui regroupe les fonctionnalités de gestion de tâche, de prise de notes de calendriers, to do list, etc. Ses avantages ?

Notion est disponible en téléchargement gratuit sur de nombreux supports et systèmes (ioS et Android confondus). C’est un système extrêmement pratique pour organiser le travail avec votre équipe. Par ailleurs, il peut-être synchronisé avec une multitude d’outils. C’est une véritable mine d’or, utile, pratique et efficace !

          3. Trello

Trello est un outil efficace de planification de d’organisation de projet. Il offre une approche ludique de la gestion de projet grâce à une méthode Kanban. En effet, avec Trello, une tâche est représentée sous forme de carte et un projet, ou sous forme de tableau. Grâce à cette méthode très visuelle, Trello est un excellent outil pour planifier des projets personnels ou professionnels sans aucune méthodologie particulière. 

Les cartes se déplacent d’une colonne à une autre, rendant l’évolution d’un projet très visuel.

le logiciel Trello, très efficace pour s’organiser

          3. Lastpass

Lastpass est un logiciel qui sert de coffre-fort de tous vos mots de passe et noms d’utilisateur.  Ce gestionnaire de mots de passe permet d’accéder automatiquement à vos différents comptes en se chargeant d’insérer votre mot de passe et compte utilisateur.

Vous n’aurez ainsi plus à mémoriser de longs mots de passe !

          4. Toggle Track

Toggle Track est un outil de time tracking ou de suivi de temps. Disponible en ligne et hors ligne, cet outil permet ainsi de programmer et d’évaluer le temps passé à exécuter chaque projet.

Outils pour votre entreprise


Voici quelques outils à même d’optimiser la productivité au sein de votre entreprise:

          1. Monday

Il s’agit d’un outil de collaboration, concurrent de Notion. Il permet ainsi d’assigner des tâches à vos équipes ainsi que de suivre leur progression. L’outil n’est disponible qu’en abonnement mensuel, annuel ou biannuel.

          2. Asana

À l’instar de Monday, Asana est également un outil de télétravail en ligne. Les fonctionnalités en version gratuite sont d’ailleurs les mêmes que sur Monday. Cependant, la version payante d’Asana est adaptée pour des organisations plus importantes.

          3. Quaderno

Il s’agit d’un logiciel efficace de facturation. Il offre des avantages multiples: envoi automatique des factures, géolocalisation de l’acheteur, personnalisation des factures, calcul automatique de la TVA en fonction du pays. Cet outil est de plus en plus utilisé par les infopreneurs dû à son architecture de fonctionnalités.

          4. Funnelytics

Funnelytics est un outil de mappage et d’automatisation de tunnel de vente. Il s’agit d’une plateforme unique qui permet d’automatiser le parcours client à travers vos stratégies marketing. Il permet par ailleurs de mesurer l’impact de vos actions marketing.

funnelytics

          5. Infomaniak

Infomaniak est un hébergeur de site web francophone (originaire de Suisse). Son principal avantage concerne le fait qu’il soit destiné aux professionnels avec des caractéristiques et des espaces de stockage puissants. Par ailleurs, la société garantit une sécurité totale des données.

          6. ThriveThemes

À l’origine outil conçu pour fournir des thèmes WordPress, ThriveThemes propose désormais divers outils performants destinés à améliorer la conversion de votre site web. Adapté aux débutants, il offre des templates facilitant la création de votre site. Il propose par ailleurs des extensions de qualité pour personnaliser votre site.

En conclusion, que ce soit au niveau personnel ou au niveau de votre entreprise, améliorer votre productivité est gage de réussite. Pour y arriver, vous pouvez adopter diverses méthodes. Vous pouvez par ailleurs utiliser les nombreux outils aujourd’hui disponibles.

Il s’agit d’outils qui vous permettent de gérer votre temps, de planifier vos tâches et projets, d’interagir avec votre équipe. Ils sont pléthores. Il vous suffit de choisir qui vous convient le plus ou qui s’adapte le mieux à votre activité.

Vous pouvez aussi faire appel à notre équipe pour vous guider dans vos démarches pour améliorer la productivité de votre entreprise.

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