Tips productivité: Quelle est LA denrée de l’entrepreneur?

Combien de journées avez-vous passé à courir stressé la semaine dernière ?

Combien de fois êtes-vous rentré à la maison en ayant oublié un truc important à faire?

Ce qui vous oblige à rallumer l’ordinateur le soir après le repas au lieu de voir des amis ou de passer du temps avec Madame (ou Monsieur).

Augmenter sa productivité dès maintenant

On souhaite tous réduire ses journées tout en ayant accompli plus de travail.
Le temps et l’organisation sont la clé de tout entrepreneur efficace : ils ont un énorme impact sur votre efficacité professionnelle, mais aussi sur votre vie personnelle.

Outre le temps effectivement perdu, ils peuvent être sources de :

• stress</li>
• démotivation</li>
• fatigue accumulée </li>
• perte de confiance en soi</li>
• blocages</li>

Dans mon ancienne vie d’ingénieur, je donnais des formations en gestion du temps. Pour cela, j’avais extrait les pratiques des meilleures formations mondiales 

• GTD
• Pomodoro
• 4HWW

Pour vous, j’ai tout synthétisé dans une méthode que j’ai nommée « CHRONOS ». Avec elle, vous deviendrez un dieu du temps.

Commençons par les 5 grandes lois qui régissent la gestion du temps. Il faut les garder en tête pour appliquer la méthode :

5 grandes lois fondamentales pour être productif

1. La loi de Pareto

Cette loi, théorisée par Vilfredo Pareto à la fin du 19eme siècle, est simple

20% des activités produisent 80% des résultats.

Mr Pareto a découvert que 80% des richesses de pays occidentaux étaient créées par 20% de la population.

Après des recherches plus précises, ce dernier s’est rendu compte que cette loi se vérifiait dans énormément de domaines.

C’est probablement le cas pour vous. Une minorité de vos clients vous apportent la majorité de votre chiffre d’affaires.

Mon conseil : Ne faites que les activités qui ont un impact maximum !

2. La loi de Parkinson :

La loi de Parkinson a été théorisée en 1942.

Cette règle dit que tout travail au sein d'une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté.

Ainsi, plus on alloue de temps pour une tâche, plus la tâche prend de temps.

Mon conseil : Fixez-vous des temps de travail agressifs mais réalistes.

3. La loi D’illich :

Cette règle d’Ivan Illich dit qu’au-delà d’un certain volume de travail, l’efficacité décroît.

Mon conseil : Sauf cas de force majeure, essayez de ne pas faire de TRES grosse journée. C’est contre-productif car vous faites plus d’heures mais votre travail est moins efficace et vous accumulez de la fatigue.

Restez vigilant et observez le point où l’efficacité décroit dans votre organisation.

4. La loi de Carson :

L’économiste suédois Sune Carlson a fait une découverte intéressante.

Faire un travail d’une traite prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.

La raison est simple: lorsque vous démarrez une tâche, vous dépensez de l’énergie pour vous concentrer et vous mettre dedans.

A chaque interruption, vous vous déconcentrez et devez dépenser de nouveau de l’énergie pour vous remettre dedans.

Mon conseil : Groupez au mieux les tâches longues afin de ne pas reperdre le temps et l’énergie de préparation et/ou de concentration lors du démarrage

5. La loi de Murphy :

Cette loi a été théorisée par l’ingénieur Edward Murphy, responsable de la sûreté des systèmes utilisés par l’aviation américaine

Elle dit que toute chose prend plus de temps qu’on le l’avait prévu.

Mon conseil : prévoyez toujours du temps supplémentaire dans vos tâches

Voici maintenant la recette de la méthode « CHRONOS » à appliquer une fois les 5 lois ci-dessus en tête.

Commencez par prendre 5 minutes le matin pour gagner une heure dans votre journée.

La première étape est de lister vos tâches du jour sur papier libre en évitant de vous faire voler votre temps.

Les 4 voleurs de temps

1. Multitâche

On perd énormément de temps à faire plusieurs tâches en même temps. 

Alterner entre différentes tâches pousse le cerveau à se déconcentrer et se reconcentrer en permanence, ce qui est loin d’être efficace.

De plus, cela peut démotiver, car 5 tâches mettent 5 fois plus de temps à se réaliser.

Mécaniquement, on met 5 fois plus de temps à les réaliser.

2. Interruptions /notifications

Coupez toutes sources de distraction de votre espace de travail pendant vos heures de travail. 

Une excellente approche est le Deepwork ou la méthode Pomodoro.

Il s’agit de travailler sur une période de temps sans aucune interruption.

La durée varie de 25 minutes (Pomoro) à plusieurs heures. Une durée de 45 minutes est idéale pour commencer à pratiquer cette méthode.

Vous verrez rapidement vos tâches se réaliser de plus en plus rapidement.

3. L’incapacité de dire NON

Si vous êtes en train de faire quelque chose d’important et/ou urgent, sachez faire attendre les non urgences en disant « NON ». 

Vous remarquerez que la plupart des tâches intrusives sont tout sauf urgentes dans 90% des cas.

4. L’absence de priorités

Lorsque vous listez les tâches, sachez toujours distinguer celles qui sont prioritaires et celles qui ne le sont pas. 

Cela vous fera gagner des heures précieuses chaque semaine et vous avancerez beaucoup plus vite.

Prioriser les tâches

La deuxième étape des prioriser vos tâches selon leur urgence et leur importance.

Le système se décline en fonction de 5 paramètres.

a. A traiter en priorité l’urgent et l’important (tâches UI)

b. A déléguer ou faire le plus vite possible : Urgent pas important (tâches U)

c. A planifier ou faire l’important non urgent (tâches I)

d. Pas important ni urgent : à la poubelle (tâches 0)

Vos tâches A sont à faire en priorité, ensuite ce sont les B, etc.

Quelques astuces pour doubler vos performances :

• Chez certaines personnes, le cerveau fonctionne par cycle de 20/25 minutes de concentration.

On en parlait plus haut, la méthode Pomodoro est constituée de 25 minutes de travail, suivies d’une pause de 5 minutes.

• Toutes les tâches nécessitant moins de 2 minutes sont à réaliser immédiatement.
• Les planifier prend plus de temps que de les faire immédiatement.
• Fixez vous des deadlines agressives mais réalistes pour vos tâches pour contrer la loi de Parkinson.
• Mettez-vous dans une mentalité « just get it done » (au boulot !) avant de commencer des tâches en pensant au : Pourquoi vous faites ça.
• Faites une première petite tâche pour lancer la machine. Comme par magie, vous ne serez plus tenté de procrastiner !
• Bénéficiez d’un effet de groupe, si possible. Sans groupe, votre motivation fluctue et vous n’aurez pas de pression extérieure si vous êtes tenté de « reculer » la deadline.

En résumé, passez à l’action :

1. Faites une liste de toutes vos tâches, avec une échéance (date de livraison)
2. Effacez tout ce qui est en lien avec les voleurs de temps
3. Priorisez les tâches en UI, U, I , 0
4. Copier ce qu’il reste sur une feuille A4 divisée en 3.