Les 6 choses qu’un entrepreneur doit automatiser

Lorsqu’on est entrepreneur, les tâches à gérer sont souvent chronophages. Fort heureusement, il existe une solution pratique et efficace : automatiser son business. De plus, les automatisations sont simples à mettre en place. En appliquant quelques actions, vous allez pouvoir gagner de la sérénité, du temps et véhiculer une image plus professionnelle de votre entreprise. Voici donc 6 choses qu’un entrepreneur doit automatiser : les envois d’email, la prise de rendez-vous, les réseaux sociaux, le recrutement, l’administratif et le système de ventes.

Les envois d’email

Par définition, un « mail automatique » est un emailing qui va être expédié à vos destinataires de manière totalement automatisée. Autrement dit, vous n’aurez plus à l’envoyer vous-même. Il suffit de programmer l’heure et le jour d’envoi et le logiciel marketing automation se charge du reste. Parfois, vous n’avez même pas besoin de programmer le moment, car le logiciel s’en occupe pour vous. 

C’est le cas notamment d’ActiveCampaign. Cet outil d’emailing complet dispose de toutes les fonctionnalités qu’on pourrait attendre, telles que la gestion des tags, les formulaires d’opt-in, les séquences automatisées, etc. Grâce notamment à l’intelligence artificielle intégrée, l’automatisation est avancée. ActiveCampaign promet de vous aider à convertir les prospects en clients fidèles.

Autre exemple, l’outil systeme.io représente une excellente option pour tout entrepreneur souhaitant renforcer leur marketing et remplacer leurs dispositifs technologiques par un seul outil. Il propose également plus de fonctionnalités, à savoir :

• L’email marketing
• Une automatisation des workflows marketing
• Un éditeur de tunnels de ventes
• Un éditeur de sites web et de pages
• Un programme d’affiliation
• Des supports de blogging
• Des supports de cours et des webinaires

Aujourd’hui, l’emailing demeure le canal numéro un en matière de retour sur investissements. Ce moyen de communication vous permet de stimuler très rapidement des ventes, et ce, à moindre coût. Si vous optez pour l’automatisation du processus d’envoi de vos emailings, vous n’aurez que des avantages. En effet, l’envoi d’un emailing automatique vous permet de :

• Gagner du temps
• Connaître plus de cibles
• Réduire vos coûts
• Délivrer le bon message à la bonne personne et au bon moment
• Renforcer le lien avec vos cibles
• Augmenter le taux de conversion
• Nourrir vos leads en contenus personnalisés et pertinents
• Accroître vos ventes

La prise de rendez-vous

En tant qu’entrepreneur, vous allez rapidement vous rendre compte qu’il est primordial d’automatiser votre business. Certaines tâches nécessitent en effet beaucoup de temps. Par exemple, vous avez régulièrement besoin de fixer un rendez-vous pour :

• Un appel découverte avec un prospect ou un client
• Un appel de suivi
• Un appel d’échanges avec un potentiel collaborateur ou partenaire
• Etc.

Aujourd’hui, Google Meet, Zoom et autres sont devenus la norme. Le temps où l’on prenait un café en terrasse pour se rencontrer est révolu ! De plus, il semble maintenant difficile de trouver un horaire ou un jour qui correspond à tout le monde, multipliant les fameux échanges d’emails sans fin. Pour y remédier, il est vivement conseillé d’utiliser des outils comme Calendly. Ils vous permettent de :

• Proposer à votre interlocuteur de sélectionner directement l’horaire qui lui convient, en tenant compte de vos propres disponibilités.
• Délivrer des emails de rappel automatiques avant le rendez-vous.
• D’envoyer des liens si vous souhaitez que la personne fasse une action ou remplisse un formulaire avant l’appel.
• D’expédier des emails de suivi. S’il s’agit par exemple d’un appel découverte avec un prospect, il vous sera possible de programmer un email arrivant le lendemain afin de vous assurer que celui-ci soit satisfait. Vous pourrez également envoyer les liens du contrat.

Automatiser la prise de rendez-vous avec un email de rappel, de suivi et de confirmation vous fera gagner énormément de temps. Oubliez les dizaines de petits Post-its « envoyer un email la semaine prochaine avec le lien x ou y ».

Les réseaux sociaux

Pour en tirer de véritables bénéfices, il est nécessaire de promouvoir la rédaction d’un contenu par différents moyens, et notamment via le partage sur les réseaux sociaux. Si vous l’effectuez « à la main », cette action pourra s’avérer fastidieuse. C’est la raison pour laquelle des outils avancés ont été mis en place. En automatisant les diverses tâches liées au social media marketing, vous économisez du temps et vous vous tracassez moins la tête. Voici quelques exemples d’outils pratiques pour automatiser vos publications sur les réseaux sociaux :

• SociallyMap : se base sur un système de mapping vous permettant d’automatiser simplement votre content marketing. En utilisant cet outil, vous pouvez par exemple faire en sorte que chaque article publié sur le flux RSS de votre blog soit immédiatement posté sur les réseaux sociaux de votre choix. Si nécessaire, des filtres peuvent y être appliqués (heures à éviter pour la publication, etc...).
• Buffer : compte parmi les outils les plus efficaces et les plus simples pour programmer vos futures publications sur les réseaux sociaux. En utilisant un tableau de bord unique et en automatisant en temps réel la publication de vos contenus (grâce à un flux RSS), vous parvenez à gérer facilement tous vos comptes sociaux.
• Hootsuite : Étant une référence du management des réseaux sociaux, Hootsuite propose une solution très complète. En effet, ce logiciel vous offre la possibilité de programmer toutes vos publications et de gérer vos posts. Aussi, il vous permet d’analyser et de mesurer vos performances.

Le recrutement

Les recruteurs savent qu’aujourd’hui, la guerre des talents fait rage. Ils doivent sans cesse dénicher et embaucher les meilleurs candidats tout en apportant de la valeur à leur société et en atteignant leurs KPI. Ces professionnels RH se laissent facilement submerger par la surcharge de travail et les informations. Pour y remédier, les entreprises préfèrent de nos jours s’orienter vers l’automatisation du recrutement.

On craint souvent que l’automatisation finisse par « voler les emplois ». Mais à vrai dire, l’automatisation du recrutement facilite le travail et améliore grandement les performances d’une équipe RH. Ce procédé montre également à quel point le recrutement stratégique fait partie des activités essentielles dans toute entreprise. Pourquoi adopter l’automatisation ?

• Elle peut offrir un avantage concurrentiel.
• Elle offre la possibilité de gérer la surcharge d’informations.
• Les recruteurs peuvent enfin se servir des outils performants et modernes.
• Les demandes de recrutement augmenteront continuellement.
• La pression pour atteindre les objectifs devient de plus en plus forte.

Par ailleurs, savez-vous que d’après une enquête SD Worx, 57% des experts RH pensent que l’intelligence artificielle est une opportunité à saisir ? Pourtant, les outils d’automatisation de recrutement reposent généralement sur des technologies de pointe comme l’intelligence artificielle, l’analyse prédictive, la machine learning et le traitement du langage naturel. Cela permet de réaliser diverses tâches de recrutement simples de manière fiable et cohérente. On peut donc utiliser l’automatisation à tous les stades du processus de recrutement afin d’effectuer des tâches simples, mais chronophages et répétitives.

L’administratif

Pour les dirigeants d’entreprises, il est aujourd’hui difficile de faire sans l’automatisation. Pour preuve, 51 % des sociétés ont opté pour l’automatisation du marketing en 2021, selon Monday. 

Inventaire, fichier client, prise de rendez-vous, facturation… Les tâches administratives peuvent être réalisées plus rapidement et plus efficacement. En effet, en plus d’un gain de temps considérable, l’automatisation permet de limiter le coût de gestion et d’éviter les erreurs humaines, car elle effectue des tâches que d’autres collaborateurs auraient dû accomplir (comme le secrétariat ou la comptabilité). N’hésitez donc pas à faire le bilan des tâches administratives qui vous paraissent trop envahissantes et rébarbatives, et listez les outils qui répondent au mieux à vos besoins.

Pour illustrer, l’outil Freebe vous fera gagner un temps énorme sur l’édition de vos factures et de vos devis, mais également sur vos déclarations de chiffre d’affaires. Inutile de vous demander si les démarches ont été bien effectuées, Freebe calcule pour vous le montant total à déclarer. Bientôt, il pourra même effectuer ces tâches à votre place en toute sécurité.

Son système de ventes

Désormais, le terme « sale automation » intègre le quotidien des entreprises cherchant à optimiser leur cycle de ventes. Il regroupe l’ensemble des solutions qui visent à prendre en charge et à optimiser toute tâche fastidieuse de la force de vente. Ce processus de système de ventes passe notamment par l’établissement de prises de contact automatisées sur un groupe de prospects bien ciblé dans le but de les transformer en clients.

À titre d’illustration, 61% des équipes qui enregistrent une surperformance utilisent leur CRM afin d’automatiser une partie de leur processus de vente. Des outils tels que :

• HubSpot
• Pipedrive
• Zoho
• Twilead

La note de la fin

En résumé, nous comprenons mieux pourquoi de plus en plus de structures misent aujourd’hui sur les outils d’automatisation. En 2019, l’automatisation se classe même dans le Top 10 des initiatives digitales prioritaires à mettre en place dans les grandes entreprises. Ce procédé moderne vous permettra de gagner du temps, de minimiser les risques d’erreurs et de promouvoir une image professionnelle de votre entreprise à vos partenaires, prospects, clients, etc.